お客様を迎える時のポイント
社内で受付をしたり来客を迎えるような仕事をしている方は、自分の会社や所属している部署を代表して最初にお客様を迎えるという意識で、失礼のないように応対することが大切です。
まず、来客は大抵があらかじめ電話などを通してアポイントを取ってから訪れる方が大半です。
訪問したい旨の電話を受けた場合には、来社の日時や人数、どんな方がどんな用件で来社するのか、用件を済ませるのにどの程度の時間が必要なのかといったことを把握して伝達や迎える準備をすることが重要です。
また、来社時に書類を用意しておく必要があったり、会議室や応接室が他の部署との共用の場合には、早めに予約を入れておくことを忘れないようにしましょう。
どんなことでも「まだ日があるから」と後回しにするとミスの元です。
その場ですぐに処理できることは、済ませておくようにしましょう。
急なお客様の場合には、会社名や名前、誰に取り次げばよいのか、どんな用件なのかを大まかに確認し、座って頂いて本人を呼びに行くようにします。
立たせたままお客様をずっと待たせるのはＮＧです。
もしも本人が外出中の場合にはその旨を丁寧に伝えてお詫びをし、本人から連絡させる旨を伝えましょう。
その際には、本人のおおよその帰社時間をあわせて伝える方が好印象です。
部署の外にお客様を誘導する際にもマナーがあります。
廊下を歩く時には、自分はお客様の斜め前を歩きますが、お客様には真ん中を歩いて頂くようにします。
階段の上り下りは、上る時はお客様の後ろ、下りる時は自分が前です。
反対になると、お客様を上から見下ろすことになってしまう為です。
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