電話応対でのマナーのポイント
外で働くようになると、勤務先で電話に出なければならないシーンは毎日のようにあります。
サービス関連の会社に勤めていて、受付をしなければならないようなセクションに就いている方であれば、会社でも入社した時に応対の仕方などのマナーについての研修があるかもしれません。
しかし、技術職などで滅多に電話を受けるようなことがない仕事をしている方の場合には、どんな風に対応すればよいのか戸惑ってしまうこともあるかもしれません。
基本的なことはビジネスマナーの基本ですので覚えておきましょう。
まず、電話が鳴った時には、呼び出し音が2回鳴るくらいで取るようにします。
誰かが取るだろうと思わず、率先して取る姿勢が大切です。
もしも手が離せず、取るのが遅くなってしまった時には「大変お待たせ致しました」ということを忘れないようにしましょう。
会社ごとに違いはあるでしょうが、基本は社名と部署、自分の名を名乗ってから受けるのが基本です。
そして誰からの電話で、どんな用件なのか、誰に対して用があるのか、急ぎの用件なのかといったことを適確に把握して処理することが重要です。
電話をかけてきた相手が用のあった人が外出中であれば、戻ってきてから伝える形で良いのか、あるいはすぐに連絡させた方が良いのかを確認しましょう。
勝手に判断するようなことはトラブルの元なので、決してしてはいけません。
