ビジネス文書を送る際のマナー
ＩＴ化が進んだ近年では、取引先やお客様に対して手紙を書くということは以前と比べると少なくなってきています。
業務においてのやり取りもEメールなどがメインとなり、やり取りに日数がかかる手紙という方法は徐々に割合が減ってはいますが、そうはいっても契約書や請求書などの重要な文書を郵送で送る機会は、近年においてもまだまだいくらでもあります。
そうした際には、ただ書類を送るだけでなく、送付状を添付するのがマナーです。
この送付状も、いってみれば手紙になります。
相手先に失礼のないビジネス文書の書き方を覚えておきましょう。
まずは表書きの宛名についてです。
企業に対して送る場合には社名の後に「御中」とつけます。
ある部署の複数の相手に対して送る場合は「各位」、特定の相手に送る場合には、役職の後につける敬称は「殿」、名前の後につける敬称は「様」が基本です。
メールには必要ありませんが、ビジネス文書を送る場合には、「頭語」と「結語」が必要です。
頭語というのは「謹啓」、「拝啓」など、結語というのは「敬白」、「敬具」などですが、書きだしに使う頭語によって、どの結語を使うかは決まっていますので、ちぐはぐにならないように注意しましょう。
また、送付状であればあまり使いませんが、案内状などの手紙になると季節にあった時節の挨拶も入れる必要があります。
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